Sådan får I pålidelig rapportering på tværs af en hospitality-forretning med flere steder

Hvis den ugentlige rapport kræver udtræk fra flere systemer, skal I vide, hvordan de bliver samlet og kontrolleret. Beskriv processen, så den kan gentages og gennemgås af andre.

Omsætning, belægning, medlemskaber og øvrige driftstal kan komme fra forskellige kilder. Før de sammenlignes på tværs af steder, skal definitioner, perioder og behandling af rettelser være afklaret.

Uklare tal kan forsinke beslutninger og give ekstra arbejde i økonomiafdelingen. Start derfor med de rapporter, ledelsen faktisk bruger, og noter, hvilke oplysninger der mangler, eller hvilke beløb der ofte kræver forklaring.

Hvorfor rapportering på tværs af steder går i stykker

Forskelle kan skyldes opsætning, definitioner eller manglende registreringer. Det gælder både, når stederne bruger samme platform, og når de bruger forskellige systemer.

En restaurantgruppe kan eksempelvis samle kassedata fra fem steder og supplere med bookinger og arrangementer. Kontroller, om alle kilder dækker samme periode, og om kategorierne betyder det samme på hvert sted.

Gennemgå også dubletter, tidszoner, valuta, moms og tilbagebetalinger. Ved spørgsmålet om sidste måneds samlede restaurantomsætning skal det være klart, hvilke køb der indgår, og om beløbene er før eller efter moms og rabatter.

Rapporten kan kun vise det, datagrundlaget understøtter. Manglende eller forsinkede registreringer bør derfor være synlige for dem, der bruger tallene, sammen med tidspunktet for seneste opdatering.

Hvad pålidelig rapportering på tværs af steder reelt kræver

Vælg først et lille sæt fælles mål og beskriv beregningen for hvert. Angiv datakilde, periode, filtre, ansvarlig og de kontroller, der skal udføres.

Knyt betalinger og ordrer sammen med referencer, så beløb kan spores. Tiquo bruger fælles registreringer til bookinger, ordrer, betalinger og medlemskaber, hvilket giver underlag til kontrollen. Afstem stadig relevante beløb og undersøg forskelle.

Vælg en opdateringshyppighed, der passer til beslutningen. En vagtleder kan have brug for dagens salg, mens månedsrapporten kræver afsluttede perioder og efterfølgende rettelser. Vis, hvor aktuelle oplysningerne er.

Hvis flere juridiske enheder indgår, skal økonomiafdelingen definere fordelingen og kontrollere den. En fælles rapport må ikke skjule forskelle i moms, valuta eller behandling af interne poster.

For kunderapporter skal I afklare, hvordan personer matches på tværs af steder. Kontroller dubletter og adgangsrettigheder, og begræns rapporten til de oplysninger, formålet kræver.

Sådan løser Tiquo det

Tiquo samler kasse, bookinger, medlemskaber, indtjekning, betalinger og kundedata. Det kan mindske arbejdet med at kombinere oplysninger fra separate systemer, når de relevante aktiviteter registreres i platformen.

Fælles registreringer gør det lettere at følge oplysninger mellem funktionerne. Rapporternes kvalitet afhænger fortsat af korrekte indstillinger, fuldstændige registreringer og de valgte filtre.

Rapporter kan vise omsætning og kundeaktivitet på tværs af lokationer, brands og juridiske enheder. For konfigurerede forbundne konti kan betalinger fordeles mellem betalingsdestinationer med reference til ordren. Brug disse referencer i økonomiafdelingens kontrol og afstemning.

Kundeanalysen kan supplere historikken med estimater for værdi over tid og næste ordre. Intervallerne er usikre og skal vurderes sammen med aktuelle oplysninger, når teamet planlægger opfølgning.

Social Graph viser registrerede relationer mellem kunder, grupper og virksomheder. Relationerne kan give sammenhæng i en kundegennemgang, men dokumenterer ikke i sig selv, hvem der påvirker andres køb.

Pointen

En brugbar rapport skal have tydelige definitioner, kendte kilder og beløb, der kan spores. Det kræver kontrol, uanset om data kommer fra én platform eller flere forbundne systemer.

Gennemgå en rapport med dem, der registrerer data, og dem, der træffer beslutninger ud fra den. Ret manglerne, dokumentér beregningerne, og aftal, hvem der holder definitioner og kontroller ajour.