Як Vinyl Space Soho використовує Tiquo, щоб максимально підвищити конверсію бронювань корпоративних подій
Дві зали та 6 000 квадратних футів у самому серці Soho, які бронюють бренди, агенції та компанії. Тепер кожен запит із сайту потрапляє в Tiquo з усіма даними, потрібними, щоб надіслати пропозицію вже в першій відповіді.
Previous tech stack
- HubSpot
- DocuSign
- Google Sheets
Vinyl Space Soho — майданчик для подій на Marshall Street, за п’ять хвилин пішки від Oxford Circus, Tottenham Court Road і Piccadilly Circus. Тут дві зали: Gallery, білий простір площею трохи менше 5 000 квадратних футів, що вміщує до 260 гостей, і Studio, зала з цегляними стінами площею трохи більше 1 250 квадратних футів. Разом вони вміщують 320 осіб.
Тут проводять виставки, презентації, торгові покази й модні шоу, прес-дні та вечірки з нагоди запусків. Приватних вечірок майданчик не приймає, тож бронювання надходять від брендів, агенцій і компаній, які планують події.
Організатори корпоративних подій часто розглядають кілька майданчиків одночасно. Найбільше шансів отримати бронювання має той, хто першим відповість із доступними датами та зрозумілою пропозицією. Vinyl Space Soho використовує Tiquo, щоб надсилати цю першу відповідь швидше, відстежувати кожен запит аж до підтвердженої події та проводити саму подію, від договору до реєстрації гостей на вході.
Виклик: Запити, що починалися з порожнього листа
Раніше кнопки «Enquire» на сторінці майданчика відкривали новий лист на скриньку команди з оренди майданчика. Що саме надходило, повністю залежало від того, що відправник вирішив написати.
Якщо відправник сам не вказував дату події, кількість гостей, назву компанії та номер телефону, команді доводилося спершу відповідати запитаннями й лише потім перевіряти доступність або називати вартість оренди. Кожне додаткове коло листування давало організатору більше часу, щоб забронювати інше місце.
До того ж запити залишалися в пошті. Було важко зрозуміти, скільки їх надійшло, хто опрацьовує кожен і скільки з них перетворилися на бронювання.
Рішення: Форма запиту, що передає дані безпосередньо в Tiquo
Тепер обидві кнопки «Enquire» відкривають форму просто на сторінці майданчика, оформлену в стилі сайту The Vinyl Factory. Її створено за допомогою Tiquo DOM Package, JavaScript SDK від Tiquo для вебсайтів, тож організатору не доводиться залишати сторінку.
Форма запитує ім’я, електронну пошту, телефон, компанію, дату події, кількість гостей та опис події. Невелике посилання внизу, як і раніше, дає змогу кожному, хто віддає перевагу пошті, написати команді з оренди майданчика напряму.
Tiquo перевіряє запити із сайту на спам і обмежує повторні надсилання, а приховане поле відсіює ботів, які заповнюють усі поля. До команди доходять лише справжні запити.
Кожне надсилання форми стає в Tiquo запитом із позначкою, що він надійшов із сайту. Tiquo знаходить профіль клієнта за електронною поштою або створює новий, тож бренд чи агенцію, які звертаються повторно, система впізнає наступного разу.
Усі дані для пропозиції вже в першому повідомленні
Форма побудована навколо запитань, які команда раніше ставила в листах. Дату події вибирають у календарі, що починається з сьогоднішнього дня. Поле кількості гостей обмежене місткістю майданчика — 320 осіб.
Поле телефону використовує вибір країни від Tiquo, тож міжнародні бренди й агенції можуть ввести номер у звичному для себе форматі. Tiquo перевіряє його та зберігає в повному міжнародному форматі, щоб команда могла одразу передзвонити.
Компанія, дата та кількість гостей відображаються вгорі запиту в Tiquo, а під ними — власний опис події від організатора.
Команда з оренди майданчика може вже в першій відповіді повідомити про доступність і вартість, а не починати зі списку запитань.
Один пайплайн від запиту до бронювання
У Tiquo Enquiries кожен запит проходить чіткі етапи: новий, у роботі, очікування клієнта, а потім виграний або програний. Члени команди можуть призначати запити одне одному, встановлювати пріоритет і фільтрувати за джерелом або датою. Подання Kanban одразу показує, на якому етапі перебуває кожен лід.
Оскільки запити закриваються як виграні або програні, Vinyl Space Soho може вимірювати, скільки запитів перетворюються на бронювання, і бачити, де розмови зупиняються.
Конверсія стає показником, який команда може відстежувати й покращувати, а не приблизною оцінкою, складеною зі спільної поштової скриньки.
Налаштовувані зведення Function Sheet для кожної події
Після підтвердження бронювання деталі ще мають дійти до людей, які готують і проводять подію.
Для цього Vinyl Space Soho використовує налаштовувані зведення Function Sheet від Tiquo. Для кожного запиту є охайне зведення для друку з даними про клієнта та його компанію, деталями події, пов’язаними замовленнями й усіма відкритими внутрішніми нотатками чи завданнями. Працівники відкривають його із запиту, а потім копіюють пряме посилання, завантажують або друкують для команди майданчика.
Усі працюють з однією й тією самою інформацією про подію в Tiquo, тож нічого не доводиться переносити з листувань в окремий документ.
Від договору до реєстрації гостей, усе в Tiquo
Усі документи події зберігаються в її запиті в Tiquo. Команда створює договори, угоди й підтвердження за шаблонами та надсилає їх клієнтові на підпис через захищене посилання. Для кожного документа зберігаються повний журнал аудиту та історія версій.
Списки гостей теж ведуть у Tiquo. Гостей запрошують електронною поштою через захищене посилання, а команда бачить, якщо запрошення не дійшло, і може надіслати його повторно. Квитки видають там само, з QR-кодами, які гості можуть додати до цифрового гаманця в телефоні.
У день події працівники реєструють гостей у застосунку Tiquo, скануючи квитки на вході й стежачи за прибуттям гостей у реальному часі.
Договір, список гостей, квитки та облік відвідуваності зберігаються в Tiquo поруч із початковим запитом, а не розкидані по електронній пошті, окремих сервісах для підписання й таблицях.
Що приводить запити
На сайті The Vinyl Factory працює вебаналітика Tiquo на основі даних першої сторони. Вона без файлів cookie фіксує перегляди сторінок, сеанси та теги кампаній.
Кожен запит на оренду майданчика також записується як подія в аналітиці. Команда бачить, які сторінки, кампанії та джерела переходів спонукають людей надіслати запит, і може спрямовувати маркетингові зусилля на канали, що приводять організаторів подій.
Результат: Швидші відповіді та вимірюваний пайплайн
Тепер запити надходять повними, в одне місце та з прив’язаним профілем клієнта. Команда може надіслати пропозицію в першій відповіді, вести кожен лід до рішення, передавати кожну підтверджену подію команді майданчика у зведенні Function Sheet і бачити, який маркетинг приводить події, що завершуються бронюванням. Договори, підписи, списки гостей, квитки й реєстрація на вході проходять через ту саму систему.
Сторінкою майданчика керують у Tiquo CMS, тож команда може оновлювати тексти й фото до нових сезонів або після нещодавніх подій, не чекаючи на розробника.
Чому це важливо для івент-майданчиків
Корпоративні бронювання часто отримує майданчик, який найшвидше відповідає з потрібною інформацією. Vinyl Space Soho показує, як майданчик може збирати повні запити на власному сайті, керувати ними в одному пайплайні, проводити кожну подію за спільним зведенням Function Sheet і вимірювати конверсію від першого повідомлення до підтвердженої події.
Готові написати свою історію успіху?
Розкажіть про свій заклад, і ми покажемо, як Tiquo може допомогти вашій команді.